Laatimispäivä: 1.3.2019
1. Rekisterinpitäjä
Nimi
Saunamajor Oy
Osoite
Yrittäjänkaari 23
30420 Forssa
Sähköpostiosoite
info@saunamajor.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi
Petri Rantanen
Sähköposti
petri.rantanen@saunamajor.fi
3. Rekisterin nimi
Saunamajor Oy:n asiakastieto- ja markkinointitietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Saunamajor Oy kerää henkilötietoja myynti- ja markkinointitarkoituksiin, asiakaspalvelun ja tuotannon käyttöön ja takuuasioiden ja reklamaatioiden käsittelyä varten.
Tietoja voidaan kerätä seuraavilla keinoilla:
asiakkailta itseltään (ml. sähköiset kanavat)
viranomaisten ja yritysten rekistereistä, joista lain mukaan saa luovuttaa henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin
Rekisterin tietosisältö
Saunamajor Oy:n asiakasrekisterissä ylläpidetään seuraavia tietoja:
- nimi
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- palveluihimme ja tuotteisiimme ja niiden toimittamiseen liittyviä tietoja
- tarjoukset
sopimukset,
laskut
- kirjeenvaihto (ml. sähköiset kanavat) asiakkaan ja Saunamajor Oy:n välillä
- asiakkaan ja Saunamajor oy:n välisen suullisen yhteydenpidon muistiinpanot tuotteisiin ja palveluihin liittyvistä asioista
- asiakkaan remontoitavaan kohteeseen liittyvät tiedot
- kohteen isännöintiin ja tekniseen ylläpitoon liittyvät yhteystiedot
- kohteen tekniset tiedot ja dokumentit
- kohteeseen liittyvät suunnitelmat
- suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen ja suostumus referenssinä toimimiseen
Säännönmukaiset tietolähteetSaunamajor Oy:n säännönmukaisia tietolähteitä ovat:
- Rekisteröidyt henkilöt
- Saunamajor Oy:n sähköiset Internet-kanavat (kotisivu, sosiaalisen median sivut)
- Rakentamisen ja remontoinnin urakkatarjouspyyntöihin liittyvät palvelut
- Maistraatin kiinteistötietopalvelu
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Saunamajor Oy luovuttaa henkilötietoja säännönmukaisesti vain toimittamiinsa palveluihin ja tuotteisiin liittyen yhteistyökumppaneille, aliurakoitsijoille tai tavarantoimittajille.
Edellä kerrotun lisäksi Saunamajor Oy voi luovuttaa asiakkaiden tietoja referenssitarkoituksiin asiakkaan suostumuksella.
Saunamajor Oy ei luovuta säännönmukaisesti henkilötietoja myynti- tai markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille. Saunamajor Oy voi yksittäistapauksissa välittää asiakkaan yhteystiedot yhteistyökumppanilleen myynti- ja markkinointitarkoituksiin asiakkaan suostumuksen perusteella.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Saunamajor Oy:n käytössä on useita pilvipalveluihin perustuvia tietojärjestelmiä. Osa näiden järjestelmien tallennusjärjestelmistä sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella Yhdysvalloissa. Saunamajor Oy käyttää vain sellaisten yhdysvaltalaisten yritysten palveluita, jotka ovat sertifioituneet Euroopan ja Yhdysvaltain väliseen, tietojen siirtämistä koskevan Privacy Shield -viitekehyksen noudattajiksi tai jotka säilyttävät eurooppalaisten asiakkaidensa dataa Euroopassa sijaitsevilla palvelimilla.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: Saunamajor käsittelee asiakasrekisteriinsä tallennettuja tietoja manuaalisesti mahdollisiimman vähän. Ne manuaaliset tietoaineistot, jotka sisältävät henkilötietoja, säilytetään lukitussa tilassa aina silloin, kun niitä ei käytetä. Ne manuaaliset asiakirjat, joiden säännöllinen käyttö loppuu, mutta joita täytyy säilyttää jonkin voimassa olevan normin perusteella (esimerkiksi yrityskirjanpitoon liittyvä aineisto) pyritään siirtämään digitaaliseen muotoon ja sen jälkeen tuhoamaan. Mikäli edellä mainittu toimintatapa ei sovellu, Saunamajor Oy pyrkii siirtämään manuaaliset aineistot pitkäaikaissäilytykseen sellaiselle palveluntarjoajalle, jolla on kokemusta henkilötietojen turvallisesta säilyttämisestä manuaalisessa muodossa (esimerkiksi tilitoimisto). Saunamajor Oy tuhoaa sellaiset manuaaliset tietoaineistot, joita ei enää tarvita.
ATK:lla käsiteltävät tiedot:
Saunamajor Oy suojaa tässä rekisteriselosteessa mainittuja henkilötietoja mm. seuraavilla tavoilla:
- pääsy rekisteriin estetään yrityksen sisällä muilta kuin tietoja työssään tarvitsevilta henkilöiltä
- oikeudeton pääsy rekisterin tietoihin yrityksen ulkopuolisilta henkilöiltä estetään teknisten tietoturvallisuusratkaisujen avulla
- tietoja tallentavien yritysten toimintaa tarkkaillaan ja auditoidaan, jotta voidaan varmistua siitä, että ne noudattavat kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
TarkastusoikeusHenkilöillä on oikeus tarkastaa asiakasrekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyynnöt voi osoittaa rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteriin tallennetuilla henkilöillä on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista. Korjauspyynnöt voi osoittaa rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus perua häntä itseään koskevia tietojen käsitteleminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Peruutuksen voi lähettää rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Saunamajor Oy:n sähköisissä suoramarkkinointiviesteissä on myös linkki kieltolomakkeelle, jolla voi estää suoramarkkinoinnin sähköpostitse.
Rekisteröity voi perua suostumuksensa henkilötietojensa antamiseen referenssitarkoituksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus vaatia itseään koskevien tietojen poistoa. Poistopyyntö toteutetaan, mikäli ei ole olemassa mitään Saunamajor Oy:n oikeudellista etua, jonka takia pyynnön toteuttamista ei voida tehdä.